Posta elettronica: come si gestisce senza sprecare tempo

La posta elettronica è una fantastica innovazione, una straordinaria opportunità per risparmiare tempo e lavoro, per lunghe, e talvolta costose, telefonate. Ed è anche un modo per comunicare con continuità e con efficacia. Ma diventa uno spreco, a sua volta, e perfino un’ossessione, se non siamo in grado di governarla. In modo semplice e razionale.

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Ma come si gestisce la posta elettronica? Come si usa al meglio per evitare tanti sprechi? Un aiuto prezioso ci arriva dai dieci comandamenti dell’email di Tim Harford, economista, giornalista e divulgatore scientifico del Financial Times.

DISATTIVARE LE NOTIFICHE

Così come una segretaria è in grado di filtrare le telefonate o i nostri impegni durante la giornata e organizzarli al meglio in modo da ottimizzare i tempi, alla posta elettronica spetta lo stesso compito. Disattivate pertanto eventuali notifiche, soprattutto quelle sul cellulare che vi avvisano di un nuovo messaggio nella cartella della posta in arrivo. Quasi tutte le app, i dispositivi e i programmi hanno una sezione “impostazioni” in cui si possono gestire le notifiche. Anche il telefono può rivelarsi utile in questo senso: impostate ad esempio un messaggio in segreteria in modo da chiedere a chi non vi trova di inviarvi un sms o una mail. Come evidenzia Harford, la posta elettronica è un archivio: consultatela quando vi fa più comodo.

FARE UN ARCHIVIO DELLE E-MAIL

Archiviare le mail è importante: riuscirete subito a trovare quelle più importanti o quelle che avete la necessità di visualizzare spesso. Esplorate bene il vostro account di posta elettronica, sicuramente troverete una cartella “Archivio”. In caso contrario potete sempre crearla. Risparmierete tanto tempo utile.

SVUOTARE SPESSO LA CASELLA

Per conservare la salute mentale è meglio svuotare il più spesso possibile la cartella della posta in arrivo consiglia Harford. Tanto per cominciare, alcuni messaggi sono del tutto inutili e quindi si possono cancellare senza neanche leggerli, ad esempio quelli contenenti pubblicità o newsletter per voi poco rilevanti. A meno a che non si tratti di spam e quindi di mail che è preferibile cestinare direttamente in quanto potrebbero contenere virus o link studiati per rubare i dati dell’utente, potete provare a cancellavi dal loro elenco di indirizzi.

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Poi vi sono invece altri messaggi che vanno letti ma possono anche essere smaltiti abbastanza velocemente come ad esempio le mail in cui vi viene comunicata una riunione a un evento a cui dovete prendere parte. In questo caso vi basterà segnare la data sull’agenda e poi archiviare il messaggio.

Se invece ricevete un messaggio che richiede una vostra decisione le alternative sono due: o rispondete subito oppure, nel caso in cui non si tratti di qualcosa di urgente, rimandate il compito a un secondo momento archiviando il messaggio in una cartella specifica che potreste rinominare “Da fare”.

TESTI BREVI

A volte è più utile spedire tante email, una per ogni cosa da sbrigare. Certo, riempire una sola mail con tutte le richieste può essere utile, correte però il rischio di non ricevere risposta fino a quando tutte le cose da fare non saranno state ultimate. In ogni caso, a prescindere dal numero, i testi delle mail devono essere brevi. Un grande vantaggio per chi legge e per chi scrive, che semplifica il lavoro di tutti.

USATE I FILTRI

I diversi account di posta elettronica offrono la possibilità di bloccare i messaggi spediti da determinati mittenti. Se ricevete molte email non richieste potreste quindi iniziare a utilizzare i filtri.

SIATE GENTILI

Dal momento che le mail a meno a che non vengono cancellate rimangono memorizzate e non sapete fino in fondo chi le leggerà, siate sempre gentili con tutti. La posta elettronica è uno strumento molto utile per condividere le informazioni ma può rivelarsi anche un mezzo pericoloso: voi non avete niente da nascondere e non dovete aver paura di lasciare tracce permanenti.

NON SIATE DIPENDENTI DALLO SMARTPHONE

Ormai non possiamo più vivere senza lo smartphone in mano. Per lavoro o per semplice svago e divertimento, basta guardarsi un po’ in giro per rendersi subito conto che ne siamo quasi dipendenti. Eppure avete mai pensato a tutto il tempo che si guadagna e che si può utilizzare per altre attività se per un po’ ci si allontana da app, facebook e applicazioni mobile varie?

Molte persone ad esempio si meravigliano di quante cose riescono a finire durante i loro lunghi viaggi in aereo, quando è molto difficile distrarsi con internet. Tom Chatfield, autore del libro Netymology, dice che chiunque può simulare questo tipo di viaggi passando per qualche ora alla modalità “aereo” sul proprio smartphone. Controllare la posta elettronica sul cellulare può anche essere un’attività innocua: basta saper rispondere velocemente o cancellare i messaggi senza perdersi dietro le altre notifiche.

Approfittate delle opportunità che la tecnologia offre ad esempio per scaricare delle applicazioni che vi permettono di seguire ad esempio i vostri blog preferiti o filtrare solo le notizie di vostro interesse. Vedrete quanto tempo risparmiato.

UNA LISTA DELLE COSE DA FARE

Ci sono tre tipi diversi di cose da fare: le cose che devono essere fatte ma non subito, quelle che non vanno fatte subito ma che bisogna ricordarsi di fare e infine le cose che speravamo di fare oggi ma non siamo riusciti a fare. Un buon sistema, secondo Harford, è adoperare un task manager digitale in cui memorizzare le attività ricorrenti, quelle che hanno una scadenza distante e quelle occasionali. In alternativa potete sempre segnare tutto su un foglio di carta: un metodo ormai superato ma che si rivela sempre utile. Di volta in volta eliminate dall’elenco le cose che siete riusciti a portare a termine.

Tra le cose da fare rientrano sicuramente le riunioni, ormai sempre più spesso da remoto. E sempre ad altissimo rischio di sprechi di tempo. Seguite qualche criterio utile: partecipate solo alle riunioni dove è necessaria la vostra presenza, non convocatele troppo spesso, e quando lo fate indicate con chiarezza lo scopo, i tempi e il piano della riunione. 

COME USARE I SOCIAL

Come spiega Harford: “I social network sono tremendi. Facebook è intollerabile, è un caos goffo e capriccioso. Twitter è divertente ma difettoso: provate a seguire una discussione o a cercare un link interessante e vedrete quanto è difficile trovarlo. Ho una pagina su Facebook che si aggiorna automaticamente con il contenuto del mio sito e non la visito quasi mai. Su Twitter ho un buon numero di follower (equivalente alla popolazione di una piccola città), ma non lo seguo molto perché mi distrae troppo. Twitto sempre senza accedere al sito: uso Dlvr.it per pubblicare automaticamente tutti i post che aggiungo su Delicious. Apprezzo gli rss, nonostante Google faccia di tutto per eliminarli. Sono un sistema semplice per seguire i propri siti preferiti. Non bisogna aspettare che qualcosa “diventi virale”: selezionate gli autori preferiti e seguiteli senza pagare un soldo e senza ritardi”.

LA TECNOLOGIA AL NOSTRO SERVIZIO

Come evidenzia il giornalista: “Ogni giorno mi sforzo di seguire i miei consigli e invece mi distraggo con un sacco di sciocchezze”. Questo per dire che si tratta di tante raccomandazioni utili, forse non valide per tutti e da seguire anche a seconda delle proprie esigenze. L’importante è riflettere sull’uso che ogni giorno si fa degli strumenti a nostra disposizione. L’importante è non dimenticare mai che la tecnologia deve essere al nostro servizio, e non viceversa.

PERCHÉ È IMPORTANTE RIPOSARSI E STACCARE DALLA TECNOLOGIA:

• Come prendersi una pausa e staccare la spina mentre siamo travolti dall’onda dell’ansia
• Staccare la spina, solo per qualche minuto può essere molto utile. Ricarica e rilassa
• Almeno in vacanza non programmate la vostra giornata. Se lo fate, il tempo si restringe e lo rubate al divertimento