Come si organizza un evento di successo

Il posto giusto, gli allestimenti originali, una data che non sia impossibile. E innanzitutto zero sprechi. Organizzare un evento richiede metodo, qualche scelta opportuna per evitare errori e, in materia di sostenibilità, ciò che serve per ridurre costi, ma anche per impedire che, ad esempio, venga gettato cibo perfettamente commestibile.

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COME ORGANIZZARE UN EVENTO

Dare vita a un evento coinvolgente è cosa che richiede tempo, pianificazione e tante idee. A contribuire è chiaro che ha la sua parte anche il budget e il metodo organizzativo utilizzato dai collaboratori. Ma ciò che conta è riuscire a mediare e cercare la soluzione migliore.

Prima di tutto, bisogna prestare attenzione ai dettagli. Ogni elemento, anche il meno rilevante, può contribuire al buon esito dell’evento, riuscendo ad evitare sprechi da un lato e intrattenere meglio il pubblico dall’altro. Il segreto che si cela dietro l’organizzazione di un evento di successo è intricato, ma chiunque può usufruire di questi indizi per avere un’idea.

DEFINIRE LO SCOPO

Un evento può essere un modo efficace per riunire un pubblico che condivide determinati interessi, legati da esigenze lavorative ad esempio, ma anche da preferenze culturali, artistiche o di puro svago. Il primo passo per organizzare un evento è di sicuro quello di comprendere appieno l’obiettivo da raggiungere: A cosa servirà? Cosa si otterrà da questo evento?

Rispondendo a queste semplici domande si potrà iniziare a delineare un quadro preciso di cosa dovrà essere fatto. E al contempo, potrà essere preso in considerazione anche un altro fattore, il budget a disposizione.

ADATTARSI AL BUDGET

Nell’organizzazione di un evento la definizione del budget ha un ruolo predominante. In alcuni casi si può essere incaricati da un superiore e quindi si è già a conoscenza delle piene potenzialità. In altri si è direttamente a capo del progetto e quindi bisognerà destinare una parte ben precisa del denaro per la realizzazione dell’evento.

È da ricordare che non sempre una spesa maggiore coincide con un evento di successo. Ad esempio, esagerare con il buffet, rischiando di poi di dover gettare una parte, o presentare del cibo di un certo tipo ad un pubblico che potrebbe non apprezzare, può davvero compromettere sia le sorti dell’evento sia di tutto l’investimento.

Per questa ragione, è meglio prima soffermarsi sui gusti e le preferenze degli invitati e in seguito creare un piano ad hoc che possa soddisfare allo stesso tempo sia il budget sia i partecipanti.

SCEGLIERE LA LOCATION

A questo punto arriva il momento della location, uno spazio piacevole e confortevole capace di ospitare un determinato numero di persone e di sprigionare sensazioni positive. Innanzitutto, non esiste una location universale valida per tutto. Ogni contesto necessita di una sua particolare analisi e da questo si può comprendere in seguito dove realizzare l’evento.

Un evento tematico con relatori e public speaker necessiterà di un edificio con almeno una sala conferenze o qualcosa che vi si adatti in base alle proporzioni. Mentre, un’asta di beneficenza o un evento di solidarietà avrà bisogno di altri spazi.

Scegliere quindi il posto giusto diventa non solo una missione, ma anche una parte centrale per la buona riuscita dell’evento stesso. Una soluzione può essere anche quella di affidarsi ad un’ Agenzia Eventi Roma che con anni di esperienza nel settore possono trovare non solo la location, ma definire il tutto al meglio.

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CREARE UN TEAM

Le operazioni da svolgere affinché un evento abbia buon esito sono numerose. Il miglior modo per raggiungere gli obiettivi è di organizzare una squadra e assegnare ad ognuno dei membri un compito preciso. In questa maniera sarà possibile occuparsi di poche aree alla volta e riuscire a conseguire le varie attività.

Per esempio, un collaboratore può definire la parte che riguarda i video e il fotografo, un altro può occuparsi del cibo, in maniera sostenibile e che gravi poco sul budget. Mentre, il resto del team può concentrarsi sul marketing, contattare gli invitati e soprattutto pianificare il calendario dell’evento.

PIANIFICARE IL CALENDARIO

Un evento può durare mezza giornata, un giorno intero o perfino più giorni. Stabilire un calendario è la maniera migliore per riempire le ore a disposizione e organizzare le diverse attività che si avranno. A questo punto si avranno già tutte le informazioni necessarie per portare avanti il progetto e basterà trovare il modo di far quadrare tutte le idee nelle tempistiche adeguate.

Una volta portata a termine questa fase, bisognerà passare alla fase della promozione e quindi riuscire a spargere bene la voce per riunire il pubblico desiderato. Il tutto attraverso un’azione mirata a seconda del target di riferimento.

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